Venue finding, la solution pour vos événements professionnels 

 

Les événements professionnels font partie intégrante de la vie d’une entreprise. Que ce soit pour motiver son équipe, renforcer la cohésion du groupe, revoir ses stratégies de communication, lancer de nouveaux produits ou récompenser ses collaborateurs, l’organisation d’un événement professionnel est une étape incontournable pour faire passer un message et améliorer l’image de marque de l’entreprise. Malheureusement, cette tâche requiert énormément de temps, de l’énergie et un minimum de connaissances des problématiques de l’événementiel. Le Venue Finding vous connaissez ? C’est votre allié pour un événement d’entreprise couronné de succès.

Venue Finding : kézako ?
Conscients des enjeux de l’événementiel dans la stratégie de communication d’une entreprise, les acteurs du domaine ne cessent d’innover leurs services afin de répondre au mieux aux attentes des professionnels.

Le Venue Finding est un concept né aux États-Unis dans les années 1980. Ce service basé sur la connaissance du MICE et des contraintes événementielles vient à la rescousse des entreprises à la recherche de salles idéales pour leurs événements d’entreprise. Pourtant, il aura fallu attendre les années 2000 avant que l’Hexagone adopte le Venue Finding. Ces professionnels agence événementielle ou prestataire indépendant s’engagent à trouver des salles ou des lieux adaptés à chaque événement dans un délai très court. Avec en prime des frais réduits.

La raison ? Les Venue Finders ne coûtent rien à l’entreprise qui les engage. Ce sont les établissements de location de salles (centres de conférence, hôtels, lieux atypiques…) qui leur versent une commission sur chaque location. De ce fait, ces derniers n’ont pas d’intérêt à appliquer des tarifs onéreux.

Pourquoi devriez-vous faire appel au Venue Finding ?


Ceux qui ont déjà endossé le costume d’organisateur d’événement professionnel pour leur entreprise savent à quel point cette tâche est loin d’être un jeu d’enfant. À commencer par le choix de la salle. Vous le savez déjà, chaque événement requiert un lieu adapté à ses objectifs, que ce soit en termes d’équipements, de capacité, de disposition ou de localisation. Il ne suffit donc pas de trouver un bon endroit. À titre d’exemple : une salle de réunion conventionnelle en centre-ville avec table rectangulaire ou ronde et chaises de bureaux est parfaite pour une formation ou une réunion de dirigeants. En revanche, elle ne s’accorde pas avec un team building ou un séminaire d’entreprise. Ces derniers nécessitant un lieu dépaysant, voire totalement insolite.

Le Venue Finder sélectionne les endroits les mieux adaptés à votre événement d’entreprise. Que ce soit pour un jour ou une semaine, en bord de mer ou à la campagne, en France ou à l’autre bout du monde, attendez-vous à trouver une salle qui répond à tous points à vos demandes. Pour ce faire, le Venue Finder fait appel à des partenaires triés sur le volet. Grâce à son carnet d’adresses bien rempli, il peut vous recommander un lieu en un temps record. Cette étape se fait de la manière la plus transparente possible. Aussi vous écartez les risques de frais cachés.

Dernier point : le gain de temps. Fini les heures passées devant l’écran pour chercher et sélectionner des salles. Fini également les courses à travers la ville pour faire les visites ou trouver des prestataires annexes. Vous vous concentrez entièrement à votre événement d’entreprise : contacter les invités, lancer les invitations, etc. En somme, vous optimisez le déroulement de votre événement professionnel.

Et le prix ?
Le Venue Finding vous fait économiser sur les coûts de location. Voici pourquoi. Il traite un millier d’événements d’entreprise par an, avec bon nombre de prestataires issus des quatre coins de la planète. Ce qui lui permet de bénéficier d’une baisse de tarifs. Un rabais qu’il fait profiter également à ses clients. Dans les détails, c’est une économie de 15 à 20 % que vous réalisez grâce au Venue Finding. Et ce tout au long de l’année.

D’ailleurs, comme les lieux présélectionnés sont mis en concurrence, vous êtes sûr de trouver le lieu parfait sans casser la tirelire.

Le Venue Finding, rien que des avantages alors ?
La réponse est un grand OUI. Vous ne payez pas de commissions, vous ne faites pas de longues recherches fastidieuses, vous bénéficiez de tarifs concurrentiels, vous recevez des conseils gratuits… Qui dit mieux ? Concrètement, voici ce qui vous attend en faisant appel au Venue Finding :

       - Une recherche en quelques clics

       - Une réponse en quelques heures avec un devis

       - Des offres qui correspondent à votre cahier des charges

       - Un repérage des lieux sur demande

       - Des salles de qualité partout dans le monde grâce à une sélection rigoureuse

       - Une négociation des prix et des prestations annexes

       - Une modalité de paiements préférentiels

       - Une prise en charge de toutes les étapes, de la recherche aux négociations, en passant par le conseil

        - Un suivi de votre dossier en cas de modification ou d’annulation

        - Une mise en relation avec l’établissement

        - Un débriefing à la fin de l’événement pour faire le point

 

Quid de l’organisation d’événement d’entreprise :
Le rôle du Venue Finder consiste à trouver un lieu adapté aux besoins de son client, de mettre ce dernier en relation avec les établissements de location de salles, et de négocier les prestations annexes. Il ne s’implique pas dans l’organisation de l’événement en lui-même.

L’avantage ? Vous restez maître de votre projet. Bien entendu, vous pouvez faire appel à des professionnels pour le côté organisation. Ils s’engagent à tout mettre en place pour que chacun de vos événements d’entreprise soit une réussite sur tous les plans. Et ce à moindre coût.

 

En bref :
Dès qu’un événement d’entreprise se profile à l’horizon (qu’il soit interne ou externe), établissez un cahier des charges. Ce document aidera le Venue Finder à cerner vos attentes, et lui permettra de vous soumettre les meilleures propositions de lieux dans les meilleurs délais.
Notre conseil : détaillez au maximum votre cahier des charges. Voici les éléments qui doivent impérativement y figurer :

      - Le contexte et les objectifs de votre événement d’entreprise

      - Les dates et la durée

      - Le profil et le nombre de vos invités

      - La localisation

      - L’ambiance que vous recherchez (que vous pouvez éventuellement revoir avec le Venue Finder)

      - Le programme

      - Les prestations annexes : animations, activités, traiteurs, etc.

      - Le budget alloué